Один из способов совершенствования документооборота в целом - это внедрение автоматизированной банковской системы обработки информации, в дальнейшем АБС. Документооборот в банке можно условно разделить на два основных потока: административный и операционный.
Административный документооборот не пересекается с обслуживанием клиентов, а направлен на обслуживание деятельности самого банка, его внутренней отчетности. Это внутренние приказы, распоряжения, служебные записки, технические задания и прочее. Сюда же включается документооборот, связанный с обслуживанием финансовых операций самого банка (внутренняя бухгалтерия). Операционный поток завязан на обслуживании клиентуры. Здесь обрабатываются финансовые документы клиентов, их заявки, договора и прочее.
Остановимся подробнее на втором потоке документооборота, связанного с основной деятельностью банка. (Надо отметить, что многие методы обработки документов приемлемы как для административного , так и для операционного потоков документооборота).
Обслуживание клиента в банке осуществляется в отведенный отрезок времени, называемый операционным временем (обычно рабочие дни с 9 до 15). В этот период банк осуществляет основные операции по обслуживанию клиента. Операционное обслуживание происходит в рамках рабочего дня (например, с 8 до 18), который часто в системах автоматизации называется операционным днем. Операционный день является основным объектом АБС, в котором осуществляется фиксация определенных финансовых транзакций и за который делается основной отчет банка - баланс. Кроме операций, проводимых в операционное время, в рамках рабочего дня осуществляются различные операции по подготовке и ведению отчетности, анализу данных, а также операции, связанные с административным документооборотом.
ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ОТДЕЛОВ
Поскольку банк состоит из множества отделов, занимающихся ведением и учетом различных по сути операций, это накладывает определенные требования и ограничения на автоматизацию документопотока в рамках каждого отдела. Например, работники кассового узла занимаются не только приемом документов от клиентов , но и связаны с обработкой наличности. Отсюда следует, что операции, проводимые в рамках АБС, должны быть максимально автоматизированы, чтобы разгрузить кассира для обеспечения работы с наличностью.
Аналитический отдел должен обладать как средствами оперативного получения различной отчетности, так и графическими средствами представления аналитической информации, средствами конвертации информации в наиболее востребованные форматы данных, для передачи и/или дальнейшей обработки (Excel, xml, txt и т.д.) . Для этого в рамках АБС целесообразно предусмотреть хорошо спроектированное хранилище данных и наличие эффективных средств представления информации.
Таким образом, каждое подразделение или отдел имеют свою специфику как работы с клиентом, так и обработки данных и документооборота, в том числе сильно зависящую от того, к фронт-офису или бэк-офису относится отдел (подразделение).
Задачи автоматизации документооборота в банке по отделам
Основные подразделения, занятые в документообороте банка
Выполняемые функции
Необходимое обеспечение, подсистемы автоматизации, методы решения задач, используемые программно-аппаратные комплексы
Отдел розничных услуг
Вкладные операции, денежные переводы, валюто-обменные операции, обслуживание пластиковых карт
Наличие в рамках АБС возможности исполнения множества взаимосвязанных операций (транзакции) с помощью гибко настраиваемых шаблонов
Программное обеспечение для обслуживания пластиковых карт (в рамках АБС или же как отдельная подсистема)
Кредитный отдел
Кредитные операции, принятие и рассмотрение заявок на кредитование, анализ потенциальных и действующих заемщиков
Автоматизация кредитных операций, получения графиков платежей, привязки счетов и операций к договорам, отслеживание состояния договоров и их счетов, ПО формирования различной отчетности по кредитам и анализа экономического состояния заемщиков
Клиентский отдел
Анализ и ведение клиентской базы, привлечение новых клиентов
Законодательная база данных, доступ к клиентской базе данных в рамках АБС, а также к средствам автоматизированного получения отчетов
Юридический отдел
Оформление юридических дел клиентов. Юридическое сопровождение
Доступ к единой клиентской базе. Подсистема ведения договоров. Шаблоны договоров. Возможность создания своих шаблонов в рамках корпоративных стандартов. Доступ к законодательной базе
Кассовый узел
Операции с наличными денежными средствами
Различное оборудование для проверки подлинности денежных знаков, настроенные в рамках АБС шаблоны по формированию необходимых кассовых операций и отчетных форм
Операционный отдел
Операции по обслуживанию счетов клиентов, прием платежей юридических лиц, формирование оперативной отчетности в разрезе счетов
Гибко настраиваемые шаблоны автоматизации необходимых операций в рамках АБС
Внутренняя бухгалтерия
Зарплата, учет ценностей
Подсистема АБС или отдельное ПО по соответствующим операциям с возможностью взаимодействия с АБС
Отдел кадров
Кадровая работа
Аппаратно-программный комплекс с возможностью сканирования и распознавания документов. Возможна реализация на одной платформе с АБС
Аналитический отдел
Аналитическая работа, построение статистической отчетности, прогнозирование
OLAP, хранилища данных. Оперативное получение отчетности в разных разрезах (счетов, клиентов, операций…) и за разный период, формирование отчетности по существующим стандартам, в том числе МСФО
Подводя промежуточный итог, можно сделать вывод, что в целях решения задач автоматизации документооборота АБС должна быть реально масштабированной для ведения различных операций и расширения бизнеса, обладать возможностью гибкой и логичной настройки, решать вопросы автоматизации в разрезах различных областей учета, отделов и подразделений.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
Рассмотрим, какие стадии обработки проходят документы в банке. Стадии зависят от вида документа, объекта учета, области учета. Например, прохождение платежного поручения по переводу средств контрагенту за поставляемые услуги или товар будет иметь схему, абсолютно отличную от обработки документа по заявке на кредит или заявке на открытие счета.
При этом документ до проводки в систему и получения главного статуса может иметь целый ряд промежуточных статусов, различных как по методу отражения в оперативной отчетности, так и возможности осуществлять с данным статусом определенные операции. Так же к различным статусам документов и стадиям обработки могут быть допущены определенные группы сотрудников в рамках их прав и компетенции - это вопрос администрирования прав в АБС. Расширение стадий обработки и появление новых статусов так же должно быть предусмотрено в АБС.
В АБС существуют различные методы автоматизации создания и обработки документов на всех стадиях, а также получения разного рода отчетности. Например, контакт между операционистом и клиентом может быть не через передачу в офисе документов, а через систему «банк-клиент» (операции клиента, осуществляемые через выделенный канал связи или модемный пул с фиксацией их в АБС) или «интернет-банкинг» (операции осуществляются через интернет-систему). Что, естественно, удобно для клиентов и снижает операционные издержки при обработке. Хотя в свою очередь это и накладывает жесткие требования к АБС, к каналам связи и информационной защите, тем не менее, применение данных средств очень эффективно и в реалиях современного ведения бизнеса уже стало необходимостью. Более того - на рынке появляются все новые средства для мобильного и удаленного управления клиентом своим счетом в банке. А это накладывает на АБС требования возможности расширения средств и протоколов обмена с различными системами.
Схема прохождения платежного документа клиента
Нельзя обойти вниманием и программно-аппаратные средства по распознаванию документов. Обычно это высокопроизводительные сканеры плюс соответствующее программное обеспечение с возможностью передачи данных непосредственно в АБС. Применение таких систем резко сокращает ручной ввод (исключает стадию ручного ввода документа в систему, оставляя лишь стадию контроля и присвоения документу статуса более высокого уровня).
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) (с изменениями от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта 2003 г.)
2. Федеральный закон от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (с изменениями от 10 января 2003 г.)
3. Федеральный закон "О банках и банковской деятельности" (с изменениями от 31 июля 1998 г., 5, 8 июля 1999 г., 19 июня, 7 августа 2001 г., 21 марта 2002 г., 30 июня 2003 г.)
4. Комментарий к Гражданскому кодексу РФ. Часть вторая (под ред. проф. Т.Е.Абовой и А.Ю.Кабалкина) - Юрайт-Издат; Право и закон, 2003
5. Положение ЦБР от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (с изменениями от 3 марта 2003 г.)
6. Косой А.М. «Принципы безналичных расчетов»//Деньги и кредит.- 1995,№6
7. Ивасенко А.Г. «Безналичные расчеты: сущность, проблемы, перспективы развития». НГАЭиУ.- Новосибирск,2006г
8. Вестник экономики.-2008,№3.-с. 23-24.
Страницы: 1, 2
