В письмовнике приводятся образцы следующих видов писем: поздравительные письма; ответы на поздравительные письма; утешительные письма; ответы на утешительные письма; письма рекомендательные, просительные, благодарственные, пригласительные; письма, содержащие упрек, выговор и проч.; дружеские письма ; письма, выражающие объяснение в любви и предложения по поводу брачного союза; ответы на письма по поводу брачного союза.

Рассуждая о письмах, А.Е. Крылов, в частности, пишет: «Главное достоинство каждого письма есть краткость изложения: всегда следует избегать многословия и в особенности повторения одного и того же; мысль свою должно высказывать немногими, определенными и ясными выражениями, так как неправильно понятое или не так истолкованное письмо может вести получателя к совершенно другим действиям, а в письмах деловых и к большим потерям.

Первая обязанность пишущего - помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем. Каждый отдельный пункт письма должен быть вполне обсужден и не следует переходить к обсуждению другого пункта, пока о первом не будет сказано все что нужно, а тем более опять возвращаться к нему и тем окончательно путать письмо. Отдельные пункты следует излагать сообразно их важности, т.е. более важные излагать в начале письма, затем менее важные и так далее. Ответ на полученное письмо всегда должен начинаться извещением о получении письма с означением времени, когда оно получено; далее следует излагать все то, на что требуется ответ, и затем переходить к другим предметам.'

Составление писем с помощью письмовников было так широко распространено, что на это обратили внимание юмористы. Типизация и клиширование в отечественной практике составления писем стали предметом их рассмотрения. Так, в «Письмовнике Нового сатирикона» Аркадий Аверченко в главе «О письмовниках вообще» замечает «Письмовник все равно, что костыль для безногого, слуховая трубка для глухого и очки для подслеповатого». Комментируя практику составления писем, другой автор этой книги Георгий Ландау в главе «Письмовник» констатирует: «Мало изученная, но широкая область искусства: искусство писать письма».

Режим Временного правительства не внес существенных изменений в речевую практику подготовки официальных писем. 15 марта 1917 г. Временное правительство приняло постановление «Об упрощении формы официальных сношений и бумаг», которое заключалось лишь в отмене «титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства»; точно так же, как в заседаниях строго соблюдался этикет служебной иерархии, в практике оформления официальных писем сохранился традиционный речевой ритуал.

После Великой Октябрьской социалистической революции В.И. Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации, и практики подготовки официальных писем, в частности, В.И. Ленин говорил, что у нас уживались рядом теоретическая смелость в общих построениях и поразительная робость по отношению к какой-нибудь самой незначительной канцелярской реформе. Он критиковал за то, что «во всей области общественных, экономических отношений мы «ужасно» революционны. Но в области чинопочитания, соблюдения форм и обрядов делопроизводства наша «революционность» сменяется сплошь да рядом самым затхлым рутинерством».

В.И. Ленин глубоко вникал в организацию работы аппарата и, когда надо было, сам разрабатывал соответствующие правила. Уже 2 марта 1918 г. было принято постановление Совета Народных Комиссаров за подписью В.И. Ленина «О форме бланков государственных учреждений», которое вводило новую единую форму бланка делового письма.

В 20-е годы специалистами Института техники управления была сформулирована задача унификации и стандартизации документных форм и процессов. Основой упорядочения документации в аппарате управления было методологическое положение В.И. Ленина о том, что «в ведении дела разными и разнородными предприятиями, учреждениями, ведомства и пр. есть много сходного и сходного в основном» Ленин В.И., Полное собрание сочинений, т. 44, с. 127. Работа по унификации официальной переписки начались уже в 20-е годы. На страницах популярного в то время журнала «Техника управления» публиковались статьи о рационализации делопроизводства вообще и официальной переписке в частности.

Автор статьи «Создание стиля деловых писем» призывает избавиться от устаревших языковых штампов: «При чтении вслух делового советского письма с гербом СССР часто кажется, что присутствуешь на церковном богослужении или диспуте семинаристов: «сие есть», «ибо», «риобщите к делу», «коим» и т.п. словами пестрит всякая советская бумажка». Не пора ли перейти к очищению канцелярского языка, запретив употребление устаревших и ненужных слов, а также начать культивирование настоящего, простого и ясного советского стиля». В статье объясняется, какие слова и выражения не должны употребляться в переписке, например, выражения «прошу не отказать», «честь имею». Предлагаются эквиваленты старых, отживших выражений. Так, вместо «благоволите сообщить», рекомендуется употреблять «прошу сообщить», вместо «тем паче» - «тем более», вместо «приобщить к делу» - «приложить к делу». К сожалению, эти архаизмы встречаются в официальной корреспонденции и сегодня.

В этот период были разработаны новые отечественные общесоюзные стандарты на официальное письмо. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М.: Издательство стандартов, 1990, с.119

В 60-80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Отдельные документоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык - «алогизм», и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений. Там же, с. 121

Технический прогресс обусловливает новые требования к языку и стилю официальных писем. Однако, хотя менялись технические носители информации, средства малой и большой оргтехники, машинные способы работы с письмами, тем не менее, в своей глубинной основе языковые формулы наиболее распространенных видов и разновидностей официальных писем остаются неизменными.

В последнее время резко возрос интерес к истории отечественной государственной жизни, ее культуре, традициям, ритуалам. В этой связи при изучении отечественных традиций практики составления официальных писем следует помнить указание В.И. Ленина о том, что «...если рассматривать какое угодно общественное явление в процессе его развития, то в нем всегда окажутся остатки прошлого, основы настоящего и зачатки будущего» Ленин В.И. Полное собрание сочинений, т. 1, с. 181.

Таким образом, переходя к современному содержанию письменных коммуникаций, уверенно можно утверждать, что они имеют глубокие исторические корни, их необходимость и содержание обусловлено определенным временем, общественным сознанием, политическими, социальными и культурными особенностями среды.

2. Основы письменной коммуникации и классификация в связях с

общественностью

2.1 Классификация письменных материалов компании

Вариантом классификации письменных материалов, наиболее подходящим для достаточно подробного их описания, является, прежде всего, деление всей массы текстов и документов, подготавливаемых специалистами по связям с общественностью, на две большие категории. Это так называемые контролируемые и неконтролируемые средства передачи информации. Термины «контролируемые» и «неконтролируемые» в данном контексте означают, кто, в конечном счете, контролирует содержание, объем и форму письменных материалов в том виде, в котором его получает целевая аудитория.

Контролируемыми обычно называют письменные послания, тексты, документы, которые доходят до целевой аудитории в том виде, в каком их подготовила служба по связям с общественностью самой организации. Конечно, правка в рамках организации со стороны руководства вполне вероятна и оправдана, и касаться она может как содержания, так и формы; однако эта правка не меняет основной сути, а также все равно правка происходит в рамках самой организации, и именно организация контролирует объем и форму информации, при этом никто, кроме сотрудников данной организации, не имеет ни права, ни возможности вносить какие-либо изменения в эти материалы. К контролируемым организацией письменным материалам, составляемым для внешней аудитории службой по связям с общественностью или при участии специалистов этой службы, относятся:

- письмо;

- информационный релиз;

- приглашение;

- буклет, проспект;

- брошюра;

- листовка;

- заявка и предложение;

- текст речей и выступлений.

В особую группу в разряде контролируемых организацией PR-материалов следует выделить так называемые внутрикорпоративные виды письменной коммуникации, к которым относятся:

- отчет;

- информационный листок, ньюслеттер, бюллетень;

- медиа-план;

- медиа-карта;

- пресс-дайджест.

Неконтролируемыми письменными материалами называются те, которые направляются в средства массовой информации для распространения. Они являются информационной основой для подготавливаемой в редакциях печатной продукции или программ для радио или телевидения. Тот факт, что эти тексты проходят правку в соответствующих редакциях, вовсе не означает, что эти тексты создаются в свободной форме и манере, выбранной специалистом по связям с общественностью. Скорее наоборот: если в этих PR-материалах не соблюдены определенные нормы и требования, общепринятые для каждого из видов этих материалов, то в лучшем случае это вызывает раздражение у журналиста, а в худшем такой материал просто летит в корзину непрочитанным и, соответственно, неопубликованным. К подобным, не контролируемым организацией письменным материалам, относятся:

- письмо в редакцию;

- заявление для СМИ;

- медиа-, ньюс-, пресс-релиз;

- бэкграундер;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6