• секретарь

• нотариус

• актуариус

• регистратор

• прокурор

• канцеляристы

• копиисты

• переводчики

• толмачи

• вахмистры

Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г. см. приложение 2.

Важнейшим организационным моментом является чёткое разграничение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Всем должностям в «Генеральном регламенте» посвящаются специальные главы.

Секретарь

Возглавлял канцелярию секретарь, который организовывал делопроизводство, отвечал за подготовку дел к слушанию, контролировал исполнение принятых решений, хранил печати. Секретарь руководил действиями всех чиновников, входивших в штат канцелярии. Важные дела он готовил к слушанию сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.

Так, в главе XXIX о секретарском управлении указано, что «…секретарь который в коллегии докладывает сбирает все указы, грамоты, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в его коллегии приключится и доносит коллегии по порядку… при том припоминает, что к тому потребное, и попечение имеет, дабы дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из которых ежели важные суть, сам сочиняет, а другие (между прочими канцелярскими служителями по должности каждого разделяет)… причем ему крепко смотреть надлежит, чтобы все отправления или отпуски по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были, дабы никакого просмотра при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради во всех отправах имя своё подписать должен… кроме того також его должность есть по обстоянию времени и дел всегда в Коллегии быть гораздо ранее, прежде заседания Членов, дабы доношения от челобитчиков принимать, також докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в Канцелярии разделить к лучшему оных исправлению». Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. - М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937.

Кроме того, работа секретаря описана и в главе V «О докладах в коллегии». В ней указывается, в какой последовательности секретарь докладывает дела на коллегии.

Нотариус

Нотариус отвечал за реестр решённых и нерешённых дел, занимался документированием заседаний коллегии, составлял протоколы по определенной форме. Вверху протокола помечалась дата заседания, год и число. Затем указывались присутствующие на заседании члены, а дальше следовал текст протокола. В протокол вносились «выписки или содержание» как всех полученных указов, писем, реляций, мемориалов и т.д., так и «отпущенных» в результате решения коллегии документов. Предусматривалось ведение пространных и кратких протоколов в зависимости от важности дел, право на внесение в протокол особых мнений, обязательность подписания протоколов всем составом коллегии.

Деятельность нотариуса описана в главе XXX:

«…должность его чина в том состоит, чтобы он при собрании и Коллегии протокол держал… Записывать разговоры о важных делах, також де записывать и то, ежели Коллегиум о каком деле большого изъяснения требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит. Записывать, когда Члены в голосах не согласны… он же Нотариус должен сей протокол помесячно сшивать, в Канцелярии на бело переписывать, листы нумеровать и алфавитным реестром содержание дел и персон напреди сделать, и переплетчику в переплет отдать; сверх того надлежит Нотариусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись пред Президентом на столе иметь, дабы оную в Коллегии ежедневно видеть, и о невершеных делах ведать мочно было, такожде он долженствует роспись о вершенных о оконченных делах иметь» Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. - М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937..

Актуариус

Актуариус вел учет входящих документов, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал канцелярскими принадлежностями.

Согласно главе XXXII, в обязанности актуариуса входило:

«письма прилежно собирать, оным реестр чинить, листы перемечивать… он актуариус надзирание и попечение о бумаге, перьях, чернилах, сургуче, воске, о дровах, свечах и о прочем, что надлежит…» Там же..

Регистратор регистрировал все дела, решаемые в Коллегии, и входящую и исходящую корреспонденцию.

Регистратор

О чине регистратора в главе XXXIII сказано:

«…регистратор должен в том состоять, чтобы он письма собирал и по пакетам раскладывал, и потом велел на бело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесечно и во весь год, которые из Коллегии отпущены и в Коллегии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать…» Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. - М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937..

В ведении регистратора находился журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии, и 4 регистрационные книги - А, B, C и D. Книги A и B служили для регистрации исходящих документов, C и D - для регистрации входящих.

Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге.

Книга A использовалась для записи краткого содержания всех документов - реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга B - для записи содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга C содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.

Прокурор

Прокурор наблюдал за порядком и законностью решения дел и сроками их исполнения. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В его обязанности входило также наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой - что по указу исполнено и когда.

Канцелярист

О чине Канцеляриста в главе XXXIV сказано:

«Канцеляристам надлежит все то, что по реестру из отправляемых дел от секретаря повелено будет изготовлять… також и те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде секретарю для

поправления подавать…» Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. - М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937. .

Копиисты

Копиисты занимались переписыванием документов. Им посвящена глава XXXV:

«Копиистам надлежит все, что отправляется в Канцелярии на бело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы» Там же..

Переводчики

Переводчики занимались письменным переводом текста документов.

Толмачи

Толмачи делали устный перевод текстов.

Вахмистры

Вахмистры - сторожа для охраны Канцелярии.

Приведенные главы Генерального регламента показывают достаточно четкое разграничение обязанностей канцелярских служащих, описание функций, выполняемых каждым из них, и, на что надо обратить особое внимание, в регламенте впервые было расписано, и как они должны выполнять свою работу, т.е. методика работы.

Учитывая необученность персонала, возможную нерадивость работников, Генеральный регламент предусматривает все, на первый взгляд, даже незначительные детали работы с документами. Именно в небрежности, неполном выполнении операций с документами, которые являются единственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность злоупотреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправильный доклад по делу и т.д. Расписывая делопроизводственные операции, Генеральный регламент, по сути, раскрывает технологию управления, механизм работы учреждения, образно говоря, «кухню управления».

С Генерального регламента фактически начинает складываться профессия будущего документоведа.

2.2 Виды документов

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло множество новых видов документов. Их определения даны в «Генеральном регламенте. Для наименования документов этого периода характерна западно-европейская терминология. В Генеральном регламенте помещено «Толкование иностранных речей, которые в сим регламенте» и дано толкование некоторым видам документов.

Виды документов, служивших для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест», установил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчиненным направлялись указы; подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XVIII и XIX вв., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

В XVIII в. появляется новый вид документа - протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье «Генерального регламента».

Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение.

В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и других документах.

Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.

Судебная документация включала допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5