В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: были введены формулярные (послужные) списки чиновников - документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

2.3 Формуляр документа в XVIII в.

Отмена столбцов и введение листовой формы документа изменили его формуляр (приложение 3). Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Генеральный регламент ввел обязательную регистрацию документов в соответствующих журналах, поэтому на документах появились регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. В некоторых случаях к нему добавлялось краткое содержание документа (Реляция «об исходе компании»), хотя общее требование - указывать заголовок к тексту (краткое содержание документа) - появится позднее.

Документ начинали с обозначения адресата, который начинался с предлога «в» и писался вдоль верхнего поля листа («В правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию»). Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из» («Из Тульского уездного суда»). Далее писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание («рапорт о получении указа»).

Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата подписания. Во многих документах она проставлялась под текстом с левой стороны листа («Генваря 21 дня 1753 года»).

Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

При получении документа в левом углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения («Получено июля 15 дня 1745 года»).

Документы в ряде случаев скреплялись печатью. Для каждой коллегии предусматривалась печать с изображением государственного герба и названием коллегии. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей.

На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов. Прежде всего это резолюция, которую писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметки о контроле, о направлении в дело и др.

Для многих документов в XVIII в. разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Создание таких руководств по составлению документов, на которых обучались поколения канцелярских работников, начинается еще в приказном делопроизводстве. «В специальных «образцовых книгах» помещались образцы документов; типы «деловых» бумаг и писем приводились и в азбуках, «письмовниках», предназначенных для чтения и переписывания. Таким образцам пытались следовать и в правительственных учреждениях (центральных и местных), и выборных земских учреждениях, и в канцеляриях крупных феодалов, и «площадные подьячие», писавшие челобитные и другие бумаги». В частности, в указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, а титул государя указывать только один раз в начале, что делало документы максимально удобными для чтения.

Несколько ранее - указом от 22 февраля 1714 г. губернаторам предлагалась единая форма ведомости для присылки сведений о производственных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

В XVIII - XIX вв. составление сборников образцов документов получает широкое распространение. «Они имели разные названия: «формулярник», «письмовник», «всеобщий письмовник», «письмоводитель», «секретарь-письмоводитель», «всеобщий секретарь», «кабинетный секретарь», «всеобщий стряпчий», «канцелярский самоучитель» и т.д. Но наибольшее распространение имели «письмовники», определяемые в словаре В. Даля как «книга, содержащая правила и примеры для писем, бумаг, деловой и частной переписки; сборник писем»» Шмидт, С.О. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв./ С.О. Шмидт, С.Е. Князьков. - М.: МГИАИ, 1985. - С. 27-28..

Как отмечает В.Ф. Янковая, «письмовники долгое время были единственными источниками правил для написания документов, поэтому в самых ранних работах по делопроизводству начала XIX века само умение составлять документы нередко называется «письмо по образцам» или умение писать по образцам». Янковая, В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) / В.Ф. Янковая // Секретарское дело. - 2002. - №3. - С. 73-76.

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с большим количеством дел, что приводило к волоките и медлительности делопроизводства.

2.4. Формулы титулования в соответствии с Табелью о рангах

Еще один документ XVIII в. важен для понимания профессии и места службы делопроизводства и ее работников в системе государственных учреждений.

24 января 1722 г. был введена «Табель о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины…» - законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную.

Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней - классов. Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и их пригодность к занятию определенных должностей.

Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, от X до XIV - личное дворянство.

Нас интересует гражданская служба. Согласно «Табели о рангах», утвержденной Петром I:

· обер-секретарь Сената получал чин VI класса;

· обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегии - чин VII класса;

· обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате - чин VIII класса;

· секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенатские протоколисты и переводчики - чин IX класса;

· секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской,

адмиралтейской и иностранной коллегии получали чины X класса;

· секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях - чины XII класса;

· секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские - чины XIII класса;

· актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях - чины XIV класса.

Простейший анализ «Табели о рангах» показывает, что работники канцелярий занимали высокие чины, например, профессора при академии получали чин IX класса, такой же, как сенаторские протоколисты, переводчики и секретари коллегий; бургомистры от магистратов в губерниях - чин X класса.

Начиная с XVIII в. эволюция «Табели о рангах» шла в направлении ее

упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии.

В результате к началу XIX в. номенклатура гражданских чинов приобрела такой вид:

Одним из главных организационных принципов государственной службы было обязательное прохождение всей служебной лестницы снизу вверх целиком, начиная с выслуги низшего классного чина. В каждом классе чиновник должен был прослужить известный минимум лет, но за особые заслуги по службе этот срок мог быть сокращен.

Таким образом, служба начиналась с работы с документами и чины с XIV по X можно было получить, работая в канцеляриях.

Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формулы титулования - титул по классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII в. титулов было пять:

I и II классы - ваше высокопревосходительство;

III и IV классы - ваше превосходительство;

V класс - ваше высокородие;

V - VIII классы - ваше высокоблагородие;

IX - XIV классы - ваше благородие.

Титул использовался во всех случаях устного и письменного обращения к вышестоящему по службе или по общественному положению. Знание титулов, употреблявшихся в царской России, в ряде случаев помогает разрешению таких вопросов, связанных с документами, как установление авторства, датирование и т.п.

Заключение

Таким образом, XVIII в. внес значительные изменения в организацию работы с документами: появляются новые учреждения, занимающиеся делопроизводством, меняются виды и формуляр документов, большое значение приобретают формулы титулования.

Можно выделить отличительную черту развития документации петровской эпохи - упорядочивающее воздействие законодательства, истоками уходящее в приказной период. Впервые система государственного устройства была регламентирована. Основополагающим законом стал Генеральный регламент, определявший систему делопроизводства вплоть до революции 1917 г. Кроме того, на протяжении XVIII в. было издано множество законодательных актов, устанавливавших формуляры отдельных видов документов. Законодательно определялся и порядок прохождения документов, например, в «Учреждениях для управления губерний» 1775 г.

По мнению Лукашевича, «работа над документом заметно эволюционировала. В делопроизводственной документации появилась тенденция отхода от последовательности, стремление к однопредметности содержания, что стимулировало ее формализацию и стандартизацию, формирование массовых источников» Лукашевич, А.А. К истории делопроизводственной документации России XVIII в. / А.А. Лукашевич // Отечественные архивы. - 2004. - № 4. - С. 12-18.. Генеральный регламент определил структуру, принципы деятельности коллегий, упорядочивал документный поток. Но все-таки работа над документом не была здесь предметом специального рассмотрения. Вероятно, ей предполагалось посвятить особый регламент, который так и не был подготовлен. По этим причинам в течение XVIII в. было издано немало частных правовых актов по составлению и оформлению различных видов документов.

В настоящей курсовой работе были рассмотрены устройство государственных учреждений XVIII в., обязанности должностных лиц, обобщена работа коллегий и канцелярий, выделены виды документов, их формуляр и формулы титулования, а также изучены два основных документа - Генеральный регламент и Табель о рангах, регламентировавшие систему управления петровской эпохи.

На основании вышеизложенного можно констатировать, что в XVIII в. были значительно упорядочены система государственного управления, функции государственных органов и это отразилось на законодательных актах, формуляре управленческих документов, выделении архивов, четком определении принципов работы коллегии и канцелярии. Многочисленные реформы этого времени сформировали четкую структуру государственного аппарата, в результате чего образовалась законченная система коллежского делопроизводства.

Список использованной литературы

1. «Генеральный регламент…» от 28 февраля 1720 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. - М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937.

2. «Табель о рангах…» от 24 января 1722 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. - М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937.

3. Басовская, Е.Н. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2002.

4. Ерошкин, Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России: учебник для вузов. / Н.П. Ерошкин. - 3-е изд., первое и доп. - М.: Высш. ак., 1983.

5. Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. - М.: РГГУ, 1993.

6. Картавов, П.А. Исторические сведения о гербовой бумаге в России, вып.1, 1966-1801 / П.А. Картавов. - СПб., 1900.

7. Кузнецова, Т.В. Введение в специальность « Документоведение и документационное обеспечение управления»: учебное пособие / Т.В. Кузнецова. - М.: РГГУ, 2003.

8. Лукашевич, А.А. К истории делопроизводственной документации России XVIII в. / А.А. Лукашевич // Отечественные архивы. - 2004. - № 4. - С. 12-18.

9. Митяев, К.Г. История и организация делопроизводства в СССР / К.Г. Митяев. - М.: МГИАИ, 1959.

10. Организация работы с документами: учебник / Под ред. В.А. Кудряева. - М.: ИНФРА-М, 1998.

11. Русакова, С.В. Законодательное регулирование документирования в учреждениях XVIII в. / С.В. Русакова // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 81-87.

12. Сидоренко, Е.В. Складывание документооборота в учреждениях I четверти XVIII века / Е.В. Сидоренко // Делопроизводство. - 2007. - № 2. - С. 89-92.

13. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебное пособие/ А.В. Пшенко. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002.

14. Шепелев, Л.Е. Чиновный мир России: XVIII - нач. XX в. / Л.Е. Шепелев. - СПб.: Искусство - СПб, 1999.

15. Шмидт, С.О. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв./ С.О. Шмидт, С.Е. Князьков. - М.: МГИАИ, 1985.

16. Янковая, В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) / В.Ф. Янковая // Секретарское дело. - 2002. - № 3. - С. 73-76.

Приложение 1

Государственные учреждения в XVIII в.

Приложение 2

Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г.

Окончание приложения 2

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5