Учитель: В деловом общении неизбежно возникают эмоции, тре-бующие выхода. Что советуют по этому поводу психологи?
Ученики: ???
Учитель: Для пользы дела лучше говорить людям приятное, поддер-живать и подбадривать, восхищаться их успехами, чем уни-жать их достоинство.
Деловая культура секретаря. Современный секретарь-референт должен уметь читать быстро, избирательно, осмысленно и надолго запоминать прочитанное. В против-ном случае он не сможет поддерживать свой уровень компе-тентности. На базе достаточно высокого культурного уров-ня он должен знать:
-- правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;
-- законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
-- основы управления;
-- отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
-- функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали;
-- основы менеджмента, общей и социальной психоло-гии, этику и эстетику, этикет;
-- делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами, бездоку-ментное обслуживание, архивное дело...
Учитель: Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:
-- рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;
-- в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;
-- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хо-рошо просматриваемой секретарем.
Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет. Поэтому он должен иметь возмож-ность удобно вытянуть ноги, свободно встать, менять позу при работе на компьютере или пишущей машинке, чтении.
В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомога-тельный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хра-нения документов, штампов, бланков.
Учитель: Кроме профессиональных, у секретаря есть обязаннос-ти и светского характера. Успех деловых встреч, приема гостей и культурной программы зависит от умения и знания этикетных норм и имиджа секретаря.
Если в офис пригласили гостей, то секретарь заранее готовит встречу. Он подготавливает документы, образцы рекламной продукции, составляет варианты культурной программы. Встречает гостей, помогает раздеться и приглашает в комнату переговоров. В разговоре он сдер-жан, любезен, обменивается визитными карточками своей фирмы.
Посещая с гостями театр, секретарь должен помнить следующие правила. Если места в ложе, то гости занимают передние места. Передние места всегда предоставляются дамам, как бы ни был почтенен возраст мужчин и их поло-жение. В театре секретарь общается только с гостями.
Учитель: Если в офисе какое-либо торжество, то секретарь гото-вит пригласительные билеты, заранее их рассылает пригла-шенным или обзванивает их. Настаивать на приглашении можно с известным тактом и определенной долей настой-чивости. ( Настойчивость в приглашении иногда приятна для человека, так как она доказывает, что его обществом дорожат.)
Для больших собраний и заседаний секретарь также го-товит пригласительные билеты даже тем, кому было сдела-но личное приглашение. Приглашение вежливее рассылать с курьером, чем по почте.
Никогда не посылайте по почте визитные карточки на-чальству или почетному лицу: их относят лично.
Часто на секретаря возлагается обязанность по подбо-ру сувениров для гостей фирмы. В качестве сувениров можно использовать недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, значки... На эти предметы наносится название фирмы, иногда адрес и телефон. Этикет предполагает, что во время первой встре-чи подарки преподносит хозяин, пригласивший гостей, а не гости. При последующих встречах обмен ими стано-вится обязательным. При выборе подарка нужно по-мнить, кому он будет вручен и что было подарено этому человеку ранее.
Отправляясь по делу, да и в повседневной работе необ-ходимо обратить особое внимание на костюм. Непозволи-тельно являться в старом изношенном платье, но в то же время оно не должно иметь ни малейшего следа роскоши. Секретарь одевается в стиле деловой женщины, только чуть скромнее.
Секретарь должен придерживаться правил светского разговора. Крайне невежливо прерывать собеседников. Если необходимо что-либо сообщить шефу, секретарь пода-ет ему, молча записку и ждет ответа или прерывает беседу словами: «Прошу извинить меня...».
Учитель: В разговоре не следует спорить. Главное -- уметь слу-шать и слышать говорящего. Расспрашивать поменьше, рассказывать больше, но еще больше слушать. Иронии и насмешки следует избегать. Разговаривать следует не шепо-том и не крикливо (ибо обе эти крайности вульгарны).
Во многом успех работы секретаря зависит от личных контактов с руководителем. А это возможно только при условии взаимного доверия. Секретарь помогает в планиро-вании рабочего дня руководителя, выполнении намеченных мероприятий, освобождает его от вспомогательных техни-ческих операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонные вызовы посетителей...
Учитель: Профессия секретаря, несмотря на высокий уровень обязанностей, относится к разряду обслуживающих. Выбор личного помощника всегда за руководителем. Он должен доверить ему не только свои секреты, но и секреты фирмы, свои привычки, методы работы, круг общения... Он следит за событиями личной жизни руководителя, например забо-тится о цветах для специальных случаев, поздравлениях. Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. Для этого полезно вести специальный календарь-дневник работы руководителя и секретаря, куда вносить данные, которые могут быть интересны руководителю, уточнять во-просы у специалистов... Секретарь должен информировать о текущих вопросах и корреспонденции утром через 2 часа после начала работы и вечером за 2--3 часа до окончания рабочего дня.
Учитель: Конечно, круг обязанностей секретаря гораздо больше того, что перечислено в этой главе. Чтобы быть ассом в этом важном деле, надо многому учиться и много работать над собой, своим культурным уровнем, своей профессиональ-ной квалификацией, изучать и запоминать правила этикета. И, что может стать главным, обладать сильным характером.
Наверное, можно сделать вывод, что основные психо-логические черты секретаря, его умение и способность вести себя с людьми приемлемы для человека любой про-фессии и положения.
V. Подведение итогов урока, выставление и комментирование оценок.
Учитель: Сегодня вы познакомились с ролью секретаря-референта в офисе, выде-лим его профессиональные качества, поговорим об этикете телефонных разговоров.
VI. Задание домашнего задания
Учитель: Запишите домашнее задание: прочитать §20. Пожалуйста, ваши вопросы по сегодняшней теме?
Учитель: Урок закончен. Всем спасибо, до свидания!
СЦЕНАРИИ УРОКА
Раздел программы: Информационные технологии
Тема: Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса
Класс: 10 класс
Время: 90 минут
Образовательные цели урока - учащиеся должны усвоить следующие знания:
1. Ознакомиться с техникой для телефонной связи и другими мобильными средствами связи.
2. Ознакомиться с понятиями об офисной оргтехнике.
3. Ознакомиться с периферийным оборудованием ПЭВМ.
Развивающие цели урока - учащиеся должны развить умения и навыки:
1. Знать понятиями о телефонной связи и другими мобильными средствами связи.
2. Знать основные понятия об офисной оргтехнике.
Воспитательные цели уроков - учащиеся должны овладеть следующими видами действии:
1. Уметь строить ответы на создаваемые вопросы.
Тип урока: урок изучения нового материала
Метод проведения урока: эвристическая беседа
Оборудование: наглядные пособия и плакаты
Литература:
1. Тищенко А.Т., Самородский П.С., Симоненко В.Д., Шипицын Н.П. Технология. Пробный учебник для мальчиков 10 класса / под ред. В.Д. Симоненко - Издательство Брянского пед. университета. - Брянск, 1995.
2. Подготовка учителя технологии к уроку. Учебно-методическое пособие. Автор-сост.: В.Г. Соловьянюк - Бирск, 2007.
Место проведения: Учебные мастерские
Ход урока
I. Организационный этап
Учитель: Здравствуйте! Садитесь! (Ученики стоят у своих мест и садятся после слов преподавателя). Дежурный кто сегодня отсутствует? (Дежурный класса сообщает об отсутствующих, если они есть).
II. Мотивационный этап
Учитель: Телефон уже давно вошел в нашу жизнь и стал ее неотъемлемым элементом, однако в последнее время изме-нилось не только значение телефона в жизни людей, но у этого замечательного средства передачи и приема информа-ции появились новые возможности.
III. Сообщение темы и цели урока
Учитель: Сегодня мы приступаем к изучению нового раздела - «Информационные технологии».
Учитель: Теперь запишите сегодняшнее число и тему урока: «Современная техника на рабочем месте сотрудника офиса», ознакомимся с техникой для телефонной связи, мобильными средствами связи, офисной оргтехникой и периферийным оборудованием ПЭВМ, (ученики под диктовку записывают тему урока в тетради под диктовку, учитель контролирует, чтобы все записали).
IV. Изучение нового материала
Учитель: Телефоны по принципу работы делятся на два основ-ных типа: аналоговые и цифровые. Аналоговые -- это наи-более распространенные дисковые телефоны, работающие с электрическим сигналом. Цифровой телефонный аппарат содержит телефонный блок для цифровой обра-ботки информации, то есть информация из аудиосигнала преобразуется не в электрический, как в аналоговом аппа-рате, а в цифровой сигнал, для обработки микропроцессором. Такой телефон, даже подклю-ченный к аналоговой АТС, обладает значительным количеством полез-ных функций и возможностей.
Страницы: 1, 2, 3, 4
